Y entonces, ¿qué firmamos? - Contrato, Propuesta, Orden de compra, etc.

Tengo un proveedor de lo que sea, negocié (peleé) para bajar el precio un 25%, lo logré tras tres juntas, ocho llamadas, nueve mil correos y... ¿ahora qué documento firmamos? 

¡La pregunta del millón de dólares!

La realidad es que muchas de las negociaciones se quedan hasta el -lo logré- de la oración de arriba. En la mayoría de los países de América Latina no existe una cultura de formalizar negocios u operaciones: (i) por escrito, y; (ii) que estos sean documentos válidos, firmados en original. ¿Cómo sé eso? Trabajé en el área legal de una multinacional con operaciones en Brasil, México, Perú, Colombia, Chile y Argentina, hablo por experiencia.

Solemos pensar que los contratos solo son burocracia o que los hacen los abogados para meternos goles con las "letras chiquitas", sí pasa no lo voy a negar pero la mayoría de los contratos en los que he participado como consultor son para darle claridad a la operación y para que se respete la negociación que tanto te costó trabajo cerrar.

Entonces, vamos a dejar bien claro lo siguiente:

• ¿Es lo mejor cerrar un trato solo con una confirmación por correo electrónico de respaldo?
• ¿Me sirve nada más hacer una Orden de Compra?
• ¿Puedo aceptar los servicios y sentarme a esperar que me entreguen?

Muchas veces me han preguntado cualquiera de las de arriba y yo les respondo: ¿qué será lo que más te asegura que sucedan las cosas que quieres?
Opción A: Desear muy fuerte que así suceda.
Opción B: Realizar lo que quieres teniendo certeza de que podrás exigir si algo no sale como esperas.

No intento ser sarcástico, sin embargo a veces actuamos con esa lógica porque confiamos en la persona que nos vende, compra, renta, dona o nos presta servicios y la confianza es muy importante, ¿pero es más importante que perder dinero por no haberte tomado el tiempo de firmar una hojita de papel?. No lo creo.

Ahora, aquí unas pequeñas recomendaciones:

1. Para realizar una compra-venta. La ley en México te obliga a realizar por escrito las compra-ventas de bienes inmuebles (que no se pueden mover, ej. casa) y además, a que el contrato sea pasado por notario publico, así que en éste caso, siempre papelito habla. Si es de bienes muebles (que se pueden mover, ej. cualquier producto) la ley no te obliga a hacerlo por escrito peeeeeero querrás dejar muy claro dónde, cuándo y como recojes/entregan; envuelto, cinco productos en cada caja y embalado en un pallet o en una caja que se cobra aparte y muchas otras cosas, como quién se hace responsable si se lo roban en el camino o si tienen seguro contra robo en traslado. Lo mejor, más si estás comprando o vendiendo productos por una buena suma de dinero es asegurarlo en un contrato de compra-venta.

2. Donación, suena a algo filantrópico pero no necesariamente. Muchos emprendedores empiezan utilizando maquinaria, coches o incluso bienes inmuebles que les donaron empresas de sus familiares. También muchas empresas que tienen sociedades filiales se donan toda clase de cosas, todo el tiempo. Debes de saber que para que una donación tenga validez en México, tiene que hacerse por escrito a fuerza; si el valor de lo que te están regalando supera $200 pesos. Si te va a donar una persona moral o eres una persona moral, considera también que probablemente tendrás que dar de alta o baja la donación a tu inventario. También tiene una implicación fiscal si estás donando por filantropía, asegúrate de que te den un recibo (CFDI, no cualquier papelito) de donación para que lo puedas deducir de impuestos.

3. Si vas a rentar. El contrato se llama arrendamiento y siempre, siempre, siempre debes hacerlo por escrito. Si es una casa habitación (aunque tu la vayas a usar de oficina) lo normal es que te la quieran rentar por un año, así lo marca la ley no te estreses. Si es un local con uso de suelo comercial entonces puedes hacerlo por el tiempo que quieras siempre que no supere 20 años. Nunca, nunca, nunca es legal subarrendar sin un documento expreso que lo diga, así que tampoco le vayas a jugar al loco.

4. Comodato, bueno y ¿eso qué es? Suena raro pero no lo es tanto, es cuando tus papás te prestan el garage para que tengas tu negocio. ¿Tiene sus ventajas? Sí, el contrato de comodato te permite comprobarle al SAT que tu negocio solo es el garage y no toda tu casa, además también te permite diferenciar tu domicilio fiscal de tu domicilio real. ¿No sabes para qué querrías hacer eso?, entonces escríbeme, haz click aquí.

5. ¿Te han mandado una Propuesta de Servicios? Entonces estás viendo las condiciones de un contrato de Prestación de Servicios. Volvemos al punto de la compra-venta, hay muchos cómos, cuándos y dóndes la realidad es que quieres tenerlos bien descritos, por ejemplo: definir perfectamente la parte de tus honorarios y considerar el IVA o no, pero dejarlo bien claro, decir exactamente cuanto tiempo te tardas, describir que si aplica, que no y un largo, largo etcétera. ¿Me alcanza con una Propuesta y no con un Contrato? Siiiiiiiiiiiii (Al fin un sí). Lo normal será que si trabajas con empresas más o menos grandes, te hagan firmar una Propuesta y además Contrato y tal vez, hasta un NDA, entonces revisa que se abarque lo mismo en ambos y pide consejo a alguien que sepa del tema. Puedes pedirme consejo a mi, haciendo click aquí.

6. El suministro, temido y amado a la vez. Para entenderlo hay que pensar que lo que necesitas es una serie de compra-ventas a través de un lapso de tiempo definido, si requieres éste contrato muy probablemente necesites insumos para hacer otros productos o quieres hacer varias compras masivas a un distribuidor de joyas o cosméticos o accesorios de vestimenta por ejemplo. Siempre debes buscar formalizarlo en un contrato al que le puedas ir agregando Ordenes de Compra, aquí lo importante es estar conforme con el precio y mantenerlo durante el lapso de tiempo que necesites. Consejo extra (y gratis), si estás cotizando en dólares o cualquier moneda más fuerte que el peso, mi recomendación es buscar fijar un Tipo de Cambio para que quede establecido en el contrato durante todita su vigencia.

Mi opinión personal pero también profesional es que dejes de lado lo que sea que pienses de los abogados (solo si es malo, claro) y te acerques a uno. Es mucho mejor asegurarte de que todo vaya como debe, a empezar a considerarlo cuando ya tienes un gran problema. No cuesta lo mismo un contrato que un juicio, eso es un hecho, pero tampoco es lo mismo protegerte cuando tu mismo ya te pusiste el pie y aunque tengas guardados todos los correos en donde consta "todo". ¡Anticípate! y pide consejo a los que saben.

Para mayor información sobre contratos, tipos de contrato e ideas sobre cómo asegurar tus operaciones del día a día, escribe un correo a contacto@obvia.com.mx

Si estás emprendiendo y quieres algunos tips, revisa ésta otra publicación.

Sobre el Autor:

Abogado y Consultor de Empresa. Actualmente dedicado a aprender sobre el desarrollo de nuevos negocios, emprendimiento y empredimiento social.

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